Eventos con Clientes: ¿cómo hacerlos Impactantes?



Las conferencias y jornadas profesionales constituyen un interesante punto de encuentro con los clientes y una excelente ocasión para presentar nuevos productos y cambiar impresiones con ellos. De la correcta organización del evento, depende la imagen que se formen de nuestra compañía y, por lo tanto, que nos siga comprando al mismo nivel que en la actualidad.

La organización de un evento está plagada de pequeños detalles con un significado simbólico que apela directamente al subconsciente del visitante. Analicémoslos con detalle:


1. Hall de recepción


Es el salón en que se acoge a las visitas que debe adornarse con logos, carteles y mensajes de la compañía. Cuanto más rico y espacioso, tanto más agasajado se sentirá el invitado. Sicológicamente, la distancia entre el punto de acceso y la recepción también es un punto importante: cuanto mayor es, mayor será la importancia concedida al evento.


2. Azafatas


Constituyen una especie de comité de recepción. Por ello, deben ir elegantemente vestidas y arregladas y atender al invitado con la mayor alegría. Representan la imagen de la compañía lo que se refuerza al ser la primera impresión la que cuenta. La azafata que se coloca a los lados de la puerta de acceso, como los antiguos guardias de palacio, transmiten la idea de acceso a un espacio exclusivo.



azafatas



3. Inscripción


A su llegada al recinto, los invitados tienen que ser identificados y registrados en un listado. Este es el momento, en que se entrega la documentación del evento y se resuelven las pequeñas dudas prácticas. Mediante este proceso, se evita la asistencia de desconocidos y se transmite la idea de acceso a un club privado.

recepción en una conferencia


4. Lanyards nominativos


Los lanyards son las datos personales y de empresa que colgados al cuello o fijados en la solapa cualifican al invitado para asistir al evento. Actúan como verdaderas insignias de pertenencia al grupo y tienen más un valor simbólico que real pues raramente se llegan a leer.


5. Roll up, cartelería situada en el hall de entrada


Los roll ups y la pequeña señaléctica de acceso al recinto sirve para identificar el evento y dirigir a los asistentes hacia el mismo. Representa los antiguos estandartes identificativos de las cofradías y es el modo en que las compañías se dan a conocer en público mediante signos visibles.


azafatas de congresos



6. Documentación de bienvenida


La documentación que se entrega en la entrada contiene por lo general, la agenda, el perfil de los ponentes y un breve resumen de sus charlas. Constituye un modo de entretener la espera de los asistentes mientras se despierta su interés y curiosidad sobre los asuntos a tratar.

regalos para los asistentes

7. Regalo de despedida


Es el pequeño detalle que se entrega a los invitados a la salida. Constituye un gesto de agradecimiento por su visita y dulcifica el siempre delicado momento de la partida.


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