Cómo gestionar eficazmente las avalanchas de e-mails


Los correos electrónicos pueden considerarse una bendición por la cantidad de información que transmiten en poco tiempo pero también una tortura por el exceso de trabajo que acarrean a cualquier hora del día. Lo que parece claro es que en la actualidad se encuentran íntimamente ligados a nuestro trabajo, marcando el pulso de nuestra jornada laboral. 

Por su contenido, los correos pueden dividirse en dos tipos: 


  •  ejecutivos, cuando se refieren a actividades que tenemos que desempeñar

  • informativos, cuando nos comunican hechos sobre los que no debemos actuar pero que de algún modo nos podrían interesar


El problema se produce cuando se envían correos involucrando a personas que poco o nada tienen que ver con la materia del escrito. Se trata de envíos meramente informativos para diluir responsabilidades. Entonces, las recepciones en la bandeja de entrada se multiplican sin ninguna justificación. 

Cómo gestionar los correos

Para reducir la presión del correos es imprescindible distribuirlos mediante reglas en carpetas y leerlos en momentos concretos del día. Especial importancia cobran los comunicados internos y las Newsletter que deben tener sus propios archivos claramente diferenciadas. Así mismo, 
los spams deben etiquetarse rápidamente como correo no deseado para retirarlos de la bandeja entrada. Por supuesto, los clientes y proveedores más importantes tienen que disponer de carpetas propias y así mantener unificada la información que les concierne. De este modo, conseguiremos tener a la vista solo los correos urgentes, minimizando drásticamente su número. 


Un truco para reducir el estrés
 
En una compañía consiguieron rebajar el estrés de sus directivos reduciendo drásticamente el número de correos de su bandeja de entrada. La solución que adoptó el equipo informático fue muy sencilla. Almacenaron todos los e-mails que tenían al destinatario en modo con copia o con copia oculta en una carpeta diferenciada. Con este ingenioso método consiguieron reducir el volumen de correo entrante en un 80% limitándolo solo al verdaderamente importante.

Los correos son una excelente herramienta de comunicación pero para optimizar su uso debemos gestionarlos correctamente, seleccionando los verdaderamente importantes y clasificándolos en carpetas para tener la información siempre localizada y disponible. 




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