¿Representan las recepcionistas vuestra imagen de empresa?

recepcionista

En muchos manuales de gestión se establece que las recepcionistas constituyen la cara y la voz de la empresa dado que son el primer contacto con un interlocutor. La primera voz que responde a un cliente que llama por teléfono y la primera cara que ve un invitado o proveedor es la de la recepcionista. Son su puerta de entrada a la compañía y a veces, su único punto de contacto. De la actitud que muestre en estos primeros intercambios depende la imagen que se adquiera de la compañía. Sin embargo, ¿alguien se lo toma realmente en serio?

Si fuera así, las recepcionistas conocerían los objetivos y filosofía de la compañía, su misión y visión. Participarían en las reuniones en que se transmiten estos valores. Recibirían la memoria de la compañía o, algo mucho más sencillo: la revista de la empresa. En definitiva, se verían involucradas en alguna actividad por la que pudieran acabar identificándose con la empresa a la que están representando. Pero está claro que en la mayoría de los casos no es así.

¿Somos conscientes de los beneficios de una telefonista implicada que saluda a los clientes con alegría, que recuerda sus nombres, que sabe reaccionar a tiempo y discretamente ante una situación comprometida?  En sentido contrario, ¿podemos comprender los perjuicios que ocasiona a la compañía una empleada antipática y descuidada a la que poco o nada le interesa las personas a las que atiende?


Algunos errores


Algunos errores comunes que se cometen a la hora de gestionar la posición de una recepcionista son los siguientes:

  • En muchas empresas, el puesto de recepcionista se subcontrata siendo ocupado por personal de empresas temporales, lo que desde esta perspectiva, constituye un tremendo error. 

  • Es más, en muchas ocasiones son sustituidas por otras personas sin previo aviso y sin impartirles ningún tipo de formación por parte de la empresa. Por ello, llegan incluso a desconocer a los miembros de la compañía con los que tiene que contactar, sus extensiones telefónicas, su ocupación o su categoría.

  • También es  habitual delegar la gestión de las recepcionistas en una secretaria o administrativo sin entrenamiento para el puesto desconsiderando la importancia que tiene esta posición para la compañía al ser la puerta de entrada a la organización y la primera imagen que se transmite a los interlocutores

  • Por último, en muchos casos se les carga de trabajo administrativo como ensobrar facturas o contabilizar albaranes que les hace despistarse de su verdadera función que es atender a los clientes

Por la importancia de su puesto, la recepcionista debería incorporarse al organigrama de la compañía para, compartiendo sus ilusiones y temores con el resto de compañeros, sentirse parte integrante del equipo. No existe otra manera de que la cara de la empresa proyecte una imagen coherente con los valores expresados públicamente por la misma y que se quieren presentar ante los que se dirigen a ella.


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