El nuevo papel de las Secretarias en el siglo XXI

secretaria



El papel de las secretarias en la empresa ha sido fundamental durante décadas al descargar a los directivos de trabajo administrativo y organizacional. Sin embargo, de unos años a esta parte, su rol ha dado un giro radical. En primer lugar, muchos de sus puestos han desaparecido tras la irrupción de los sistemas informáticos que realizan funciones similares con mayor velocidad y precisión. Como consecuencia de ello, en la actualidad una única secretaria puede llegar a ofrecer en  asistencia a dos o más directivos o incluso a departamentos completos. La realidad es que en la actualidad estas profesionales desempeñan labores mucho más inteligentes que antes y que aportan mayor valor a la compañía. 

Antiguos trabajos de las secretarias


Antiguamente, la actividad de las asistentes constituía uno de los soportes angulares del ejecutivo. En el día a día, le asistían personalmente liberándole del trabajo rutinario que aportaba menor valor a su puesto. Entre las principales funciones que desempeñaban, destacaban:


  • Gestionar su agenda apuntando las citas y comunicándoselas puntualmente. Cuando no existía la informática, las secretarias utilizaban agendas físicas donde registraban las reuniones y compromisos de sus superiores y se los comunicaban puntualmente

  • Atender las llamadas telefónicas. Las secretarias constituían el último filtro del directivo al que atendían pasándole la llamada si era necesario y conveniente y tomando el recado si éste no estaba disponible o simplemente, no quería atenderla

  • Pasar actas e informes a máquina. Cuando un jefe asistía a una reunión, era habitual que tomara apuntes a mano que luego la asistente mecanografiaba en máquinas de escribir mecánicas. En este punto se aprovechaba para introducir papeles calco si se necesitaba hacer más de una copia ya que obviamente no existían las fotocopiadoras. Además, los directivos solían dictarles la redacción de cartas o documentos, o las registraban en una grabadora para que ella las transcribiera.


secretaria escribiendo a máquina

  • Organizar sus viajes. Otras actividad engorrosa era la reserva de hoteles y medios de transporte para los directivos. En la actualidad, se puede obtener mucha información sobre viajes en internet e incluso hacer la compra directamente en la red. Sin embargo, en el pasado era necesario contactar con una agencia de viajes y contratar uno a uno verbalmente. Es normal que este tedioso trabajo se delegara a las secretarias.

  • Recibir y abrir el correo. Otra de sus actividades rutinarias consistía en recibir, abrir, revisar y filtrar el correo diario que llegaba a cada ejecutivo. Las cartas ya organizadas eran depositadas en una bandeja sobre su  escritorio para que éste las gestionara convenientemente.

  • Mantener el archivo de documentos. Hace unos años todos los documentos se recibían físicamente y se acababan almacenándose en carpetas o clasificadores. Ello generaba gran cantidad de papel que se guardaba en grandes archivadores debidamente etiquetados. La correcta gestión de tanta documentación también requería del buen hacer de las secretarias que se ocupaban de ello regularmente.

Sus nuevas funciones


En la actualidad, con la aparición y difusión de las tecnologías de la información, muchas de las anteriores tareas han desaparecido por lo que el rol de las secretarias en las compañías se ha transformado:

  • La mayor parte de las comunicaciones se reciben por correo electrónico por lo que pueden recibirlas y gestionarlas el directivo directamente en su escritorio sin tener que contar con un filtro previo

  • Los tratamientos de textos han facilitado la redacción de informes haciendo casi más rápido para los ejecutivos escribirlos que dictarlos. La función de la secretaria ha pasado a limitarse a darles un último repaso, corregirlos si es necesario y darles formato en el ordenador

  • Las agendas electrónicas con sus útiles funcionalidades de alertas, reservas de salas o convocatorias de reuniones han facilitado la gestión individual por parte de la persona interesada. Es verdad que a menudo, la secretaria tiene acceso a la misma y suele ocuparse de concertar citas muy concretas o informar sobre disponibilidades de fechas

  • Muchos desplazamientos se gestionan directamente a través del ordenador o en su caso con agencias de viajes con las que se contacta por correo electrónico. El papel de la asistente es crucial sin embargo para organizar viajes complejos con transbordos, obtención de divisas, reserva de hoteles en el extranjero, etc. en los que sigue manteniendo un papel activo

Al reducirse sus tareas, se ha potenciado la polivalencia del puesto de secretaria y la asunción de tareas más relevantes y complejas para la organización que incluyen diseño de presentaciones, realización de gráficos, mantenimiento de estadísticas o gestión de hojas de cálculo, entre otras.


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