Tarea prioritaria: identificar vuestras tareas prioritarias


Uno de los mayores problemas de los directivos y de todos los empleados en general, es la gestión del tiempo. Las compañías de formación imparten cursos sobre este asunto de forma regular, pero con más asiduidad en tiempos de crisis como los actuales. El horario laboral es limitado y las tareas potenciales que se nos pueden encomendar son infinitas por lo que es necesario racionalizarlas para hacerlas encajar con nuestra limitada agenda.

De la priorización de las tareas más importantes y de la delegación o eliminación de las menos importantes, depende en parte nuestra salud física y mental. Y es que asumir un exceso de trabajo por un periodo de tiempo prolongado conduce sin remedio al estrés, la angustia y a la postre, a la parálisis.

Una técnica ingeniosa

Para identificar las tareas que constituyen el núcleo de vuestro puesto de trabajo y por tanto, poder quitaros de encima las que no aportan valor, podéis realizar una sencilla técnica. Imaginad que mañana por imposición del consejo de administración, vuestra jornada laboral se reduce en un 50%. Es decir, si habitualmente trabajáis ocho horas, a partir de mañana, no podréis trabajar más de cuatro. Sin embargo, la compañía os va a exigir el mismo rendimiento. El ejercicio consiste en apuntar en un papel qué tareas realizaríais necesariamente para cumplir vuestros objetivos en un periodo de tiempo tan ajustado. Sí, ya lo sé, es muy complicado. La mayoría parecen necesarias, por no decir urgentes, y no tenéis a nadie en quien delegarlas. Pero centraros en el enunciado del caso y pensad en que solo disponéis de cuatro horas. Seguro que identificáis algunas acciones que son totalmente necesarias para sacar adelante vuestro trabajo.

Una vez que las hayáis enumerado todas de modo que cumpliéndolas aportaríais a la compañía un valor similar al que aportáis en la actualidad, apuntad en otro papel el resto de tareas que desempeñáis habitualmente.

Bueno, la cosa está clara. La primera lista recoge los puntos en que tenéis que centrar vuestra actividad a lo largo del día, los primeros en acometer y en los que debéis empeñar vuestro esfuerzo. Y la segunda, por el contrario, aquéllos que debéis retrasar hasta última hora de la jornada, delegar a un subordinado si es que lo tenéis o, en última instancia, suprimir. Y lo mejor de todo es que todo ello ocurrirá sin un verdadero menoscabo de vuestro actual desempeño para la compañía.


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Imagen|Robert van der Steeg

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