4 formas de librarse de una Reunión


Evitar una reunión de trabajo puede constituir una inmejorable ocasión para ganar tiempo y dedicarlo a otras actividades profesionales más interesantes y productivas. Aquí van algunos consejos para conseguirlo:



1. Reuniones informativas

Las reuniones meramente informativas pueden evitarse simplemente pidiendo el envío de la documentación por correo. No tiene sentido reunirse simplemente para compartir información cuando existen medios más rápidos y baratos para hacerlo. Las dudas que vayan surgiendo pueden resolverse individualmente también por vía informática, evitando así atender tediosas explicaciones realizadas a otros miembros de la reunión. De este modo, se evitan desplazamientos inútiles y asistencias vacías en las que una persona da su discurso mientras las demás escuchan. Además, la información se puede gestionar individualmente y abordar en el momento más cómodo para el destinatario. Las reuniones meramente informativas no tienen sentido salvo en casos en que se vayan a ventilar temas confidenciales que no deben salir de las sala: despidos, cambios organizacionales, decisiones estratégicas que aún no se han divulgado, etc.

2. Limitar la asistencia

En visitas a clientes importantes o reuniones de proyecto, a menudo, se cede a la tentación de acudir físicamente todas las personas involucradas. En aras de la productividad, lo mejor es repartirse el trabajo y restringir la asistencia a una sola persona por reunión, sobre todo, si se celebran fuera de la ciudad. Luego, para informar de su desarrollo y de los planes de acción acordados, resulta muy efectivo redactar un informe y distribuirlo extensivamente al resto de interesados. De este modo, se matan dos pájaros de un tiro: se reducen al mínimo los gastos de desplazamiento y se deja constancia por escrito de los puntos claves de la reunión.

3. Conferencias telefónicas
Las multiconferencias telefónicas evitan desplazamientos inútiles a la sala de reuniones. Incluso cuando se producen dentro del propio edificio, no dejan de suponer una interrupción en las actividades en curso y un importante ladrón de tiempo para los asistentes. Muchos aparatos telefónicos incluyen la funcionalidad de multiconferencia de modo que con solo apretar una tecla, se posibilita la incorporación de diferentes personas a la reunión. Si se trata de encuentros con muchos convocados, se puede acudir a empresas que alquilan un número durante un tiempo determinado al que todos los convocados deben llamar en el momento de la reunión. Otra ventaja de las reuniones telefónicas es que, haciendo uso del pinganillo, se puede seguir trabajando en asuntos particulares si el asunto que se ventila no es del interés del asistente. 

4. Webex


Algunos programas como webex permiten la celebración de reuniones on line. Estos programas compaginan el sistema de conferencias telefónicas con la conexión de los ordenadores a través de un portal de internet. De esta manera, el interviniente puede compartir su escritorio mientras da sus explicaciones al resto de participantes. Su coste de contratación es irrisorio comparado con los enormes ahorros que genera al sustituir encuentros con otras personas muy alejadas en el espacio.

Artículos relacionados

7 pautas para organizar reuniones efectivas
Cómo ser feliz en el trabajo
Reuniones: una forma elegante de perder el tiempo
Cómo gestionar un taller de producto (sin morir en el intento)


Imagen|linh.gân

No hay comentarios: