7 pautas para organizar Reuniones Efectivas


Como hemos afirmado en alguno de los posts anteriores, las reuniones constituyen un poderoso ladrón de tiempo dentro de una compañía. De su correcta organización depende que el tiempo consumido por los asistentes sea el menor posible y su eficacia, la mayor posible. Siguiendo las siguientes pautas, evitaréis  muchas reuniones fallidas, dedicándoles el tiempo y el esfuerzo estrictamente necesario para conseguir sus objetivos.


  •  Enviar la convocatoria con suficiente antelación para que los asistentes no contraigan otros compromisos para dicha fecha o tengan que anular los que ya hayan acordado.

  • Enviar la agenda con anterioridad a la reunión, a ser posible en la propia convocatoria, indicando los puntos de la reunión que tiene que preparar y exponer cada asistente para evitar tiempos muertos en el transcurso de la misma e impulsarles a realizar intervenciones efectivas.

  • Remitir a los asistentes toda la información relevante para los asuntos que se han de tratar en la misma dejándoles un tiempo prudencial para que la revisen. De este modo, en el momento de la cita podrán tener elementos de juicio suficientes para debatir y adoptar las decisiones oportunas.  

  • Invitar tan solo a las personas que tengan un verdadero interés para el abordaje de los asuntos de la reunión, prescindiendo de oyentes o invitados que no vayan a intervenir. Si su presencia tan solo es requerida para uno o varios de los puntos de la agenda, hacerles entrar en la sala en el momento oportuno, liberándoles de esta obligación una vez haya cesado su intervención. 

  •   Tener preparados y testados todos los elementos necesarios para el correcto desarrollo de la reunión: rotafolio o pizarra con rotuladores operativos, ordenador y proyector encendidos y conectados, pantalla extendida, etc. De este modo, la reunión comenzará en el momento indicado centrándose de inmediato y sin interrupciones en los puntos fijados en el orden del día. 

  • Fijar un tiempo concreto de duración de la misma y ceñirse al mismo limitando los minutos de intervención de los participantes y dejando un espacio al final para establecer las conclusiones y fijar los planes de acción. Algunos manuales recomiendan encomendar a un miembro el uso del cronómetro y la justa distribución de los turnos, pero quizás resulte algo excesivo en un clima de buen entendimiento.

  • Por supuesto, exigir puntualidad a los asistentes y comenzar la reunión en el horario fijado aunque no hayan comparecido todos. El retraso de un convocado no puede provocar una pérdida de tiempo inexorable para el resto de los asistentes que han acudido con puntualidad.

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