Comunicación interna: una forma de sentirse querido


La transmisión de información sobre la compañía a los empleados es la mejor manera de hacerlos sentir integrantes y partícipes de la misma. El equipo humano ha de sentirse a gusto dentro de su organización y esto sólo se consigue si los empleados están informados y son conocedores de los diferentes entramados de la misma. A los gerentes que se sienten reacios a divulgar sus entresijos, les animo que lo hagan al superar con creces el beneficio alcanzado al coste en el que incurren: básicamente, mantener a los empleados motivados disipando a su vez las dudas sobre su futuro y el devenir de la compañía.


Información a transmitir

Como considerción a su pertenencia a la compañía, los colaboradores deberían tener acceso de forma prioritaria a toda las noticias que se divulgan al mercado, clientes u otros agentes sociales. Ello incluye notas de prensa, reportajes informativos o campañas publicitarias, entre otros. Del mismo modo, es importante que conozcan los hitos importantes en que se ve involucrada la organización, al menos, de forma simultánea al resto del público, aunque, deseablemente, con cierta antelación: adquisiciones y fusiones, lanzamientos de nuevos productos, participación en ferias o congresos, recepción de menciones o galardones, etc.

Por último, tanto en grandes como en pequeñas empresas y al objeto de infundir seguridad a los trabajadores, el departamento de Recursos Humanos debe comunicar extensivamente los cambios que tienen lugar en su seno, al menos, a nivel directivo: incorporaciones, jubilaciones, promociones, bajas, cambios de responsabilidades, modificación de organigrama en las diferentes áreas de la empresa, etc.

Entre los medios de comunicación más habituales figuran los siguientes:




1. Carteles

Los carteles colocados en lugares de paso o de reposo reflejan la cultura de la compañía en forma de anuncios, eslogans o claims. Dentro de este apartado se enmarcan las declaraciones de visión y misión de la compañía firmadas por sus más altos responsables, las normas de calidad que se cumplen y las expresiones de la filosofía de la misma que se suelen colgar en lugares bien visibles tanto para empleados como para visitantes.


2. Paneles informativos

Son tablones que se situan en  lugares de paso (recepciones, pasillos, etc.) o reunión (cantinas, salas de café) en los que se cuelgan estadísticas o mensajes breves de interés para quienes frecuentan dichos puntos. Antes de la generalización de los medios informáticos, eran el sistema más popular para transmitir noticias o informaciones de interés para los empleados. A día de hoy, siguen siendo habituales tan solo en determinados entornos, como por ejemplo, instalaciones productivas en las que se quiere mantener al personal informado sobre el desempeño de su actividad, grado de cumplimiento de objetivos, incidencias, bajas por accidente, etc. Al tratarse de un medio pasivo, los documentos colgados deben basarse más en gráficas o grandes imágenes que en texto para captar la atención los empleados.
Panel informativo

3. Comunicados internos enviados por correo electrónico

El correo electrónico es el sistema más rápido y económico de transmitir mensajes a los diferentes miembros de una organización. Por ello, es un medio cada vez  más utilizado por los departamentos de recursos humanos y comunicación para transmitir hitos, noticias y otros hechos relevantes para sus miembros. Mediante el correo, la compañía se asegura de que todos los colaboradores reciben la comunicación en su escritorio y que probablemente, la lean aunque solo sea el encabezado, como resumen del mensaje enviado.


4. Revistas o boletines de empresa

Se trata de medios muy atractivos y efectivos de comunicación en cuya redacción pueden participar activamente los empleados. El problema es que exigen un esfuerzo adicional para sus autores al implicar la realización de fotografías, redacción de reportajes, maquetación, etc. Su presupuesto es, así mismo, superior la resto de los medios si bien se pueden construir de manera casera, aunque no menos efectiva, redactándolo sobre un simple archivo Power Point y volcándolo a formato .pdf.


5. Intranet o portales de internet

Es la última frontera de la comunicación interna. Consiste en colgar las noticias más relevantes de la compañía en el portal interno diseñado para que los colaboradores intercambien sus archivos y soliciten determinados servicios: altas de visita, tickets de comida, etc. Es cómodo y económico pero exige la disponibilidad de un portal de estas características en la organización, lo que solo se da en las de mayor tamaño. Si lo que se intenta transmitir son reportajes de cierta extensión, deberán ser lo suficientemente atractivos como para que los usuarios pinchen sobre el link situado en la página principal o la de su departamento. Sin embargo, las noticias breves encuentran su ubicación natural en la página principal.


6. Comunicaciones informales

Las charlas de departamento, reuniones informativas y convenciones también son apreciadas por los trabajadores por su enfoque divulgativo pero carecen de la formalidad de los medios escritos que reflejan la voluntad firme de la compañía de comunicarse con sus empleados. Además, pueden ser guardados para su futura revisión y reenviados a otros colegas ausentes o pertenecientes a otros departamentos.

El establecimiento de mecanismos normalizados de comunicación con los empleados constituye una herramienta estratégica indispensable para cualquier compañía por lo que dedicar parte o la totalidad del tiempo de una o varias personas en implementarla es un acierto generador de altas rentabilidades para la empresa.


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Imagen|Tom Raferty

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