> Convención de Ventas: cómo organizarla con éxito

asistentes a una convención de ventas

Las convenciones comerciales son reuniones que se realizan periódicamente en las que se convoca a los miembros del departamento comercial para transmitirles información profesional, motivarles y fomentar la relación personal entre ellos. Las convenciones son eventos señalados en la agenda de las compañías en las que se combinan las charlas de empresa con momentos lúdicos y de esparcimiento.

Los vendedores son los miembros de la compañía que están en contacto con su mejor activo - sus clientes - por lo que se merecen la mejor convención posible. Los comerciales son la cara amable de la empresa ante sus compradores, tanto en tiempo de bonanza, cuando el producto funciona correctamente y las entregas se hacen a tiempo, como en tiempos de zozobra, cuando las reclamaciones se acumulan o los clientes retrasan los pagos.

Por ello, todos los esfuerzos que se inviertan en incentivar y motivar a la red comercial serán positivos. Por la índole de sus tareas, el comercial es un empleado que desarrolla su trabajo en solitario no pudiendo compartir sus problemas con otros colegas o compañeros cercanos.  Por eso, las convenciones anuales constituyen un fuerte revulsivo a su integración en la compañía así como a su, a veces, maltrecha autoestima. Por dos razones: 


  • en primer lugar, les permite tratar con personas que se enfrentan a situaciones similares y con las que pueden compartir sus experiencias

  • en segundo lugar, pueden conocer de primera mano los proyectos de la compañía y su estrategia comercial para los próximos meses o años, lo que puede ser de su máximo interés

A quién invitar


Toda la red comercial de la compañía debería tener lugar en una convención de ventas, incluidos, los jefes de venta, delegados de área y directores comerciales. La invitación a comisionistas es una decisión muy particular depende en gran medida del grado de confidencialidad de los asuntos que se van a tratar en el evento y de la voluntad de compartirla a agentes externos.


convención


Sobre los vendedores "de oficina", es decir, aquellos que atienden a los clientes teléfonicamente cerrando ventas o confirmando entregas, también es importante contar con su presencia. Generalmente, se trata de personas que compaginan esta ocupación con otras de administración comercial o secretariado. Sin embargo, a menudo asumen responsabilidades al gestionar algunos clientes pequeños y otros de los llamados directos o de grupo, atendidos junto con el gerente o director comercial. Se trata de clientes pertenecientes a grupos multinacionales o de grandes dimensiones que, por su importancia, se negocian directamente por los directivos de la compañía.

Todos los implicados en la gestión directa de compradores o reponedores pueden considerarse vendedores por lo que su presencia en la convención está plenamente justificada.


Duración de una convención



Las convenciones comerciales pueden cumplir sus objetivos con creces sin exceder una jornada de duración y deben celebrarse, a ser posible  en jueves o viernes para no partir la semana de trabajo y disponer un periodo de descanso tras su finalización. Una de las mejores opciones es la que abarca la tarde del jueves y la mañana del viernes para poder así organizar una cena de socialización entre los invitados y provocar la inevitable copa posterior. Haciéndolo así, el viernes por la tarde se libera de obligaciones a los inivtados para que emprendan cómodamente el viaje de retorno.


Dónde celebrar una convención


A la hora de organizar una convención, hay que seleccionar una localidad lo más cómoda posible para facilitar el acceso a los participantes. Ello significa que no tiene por qué coincidir con la de la sede u oficina principal de la compañía. Las convenciones suelen convocarse en ciudades que disponen de buenas comunicaciones por tren, carretera y/o avión como puede ser la capital del país o una localidad central dentro del ámbito de actuación de la empresa. De este modo, se consigue reducir al máximo el tiempo invertido por los asistentes en los desplazamientos. 

Por otro lado, la convención puede celebrarse en las instalaciones de la empresa si tiene capacidad para ello, pero es mucho más efectivo realizarla en un entorno diferente para dotarle de la singularidad que merece. En ese sentido se puede confiar en los hoteles de la zona pues suelen contar con salas de reuniones dotadas de los dispositivos necesarios para su ejecución: proyector integrado, pantalla, flipcharts, micrófonos inalámbricos, tarima presidencial, etc. Además, los hoteles pueden facilitar el servicio de cóctel entre conferencias si se ha decidido contratarlo y el acceso de asistentes es más rápido si se alojan en el mismo. 


Sala de hotel
Sala de hotel preparada para una reunión

Otra opción a valorar consiste en organizar las reuniones en entornos o establecimientos emblemáticos de la ciudad que los asistentes puedan percibir como un momento excepcional. Así muchas localidades ofrecen salas en sus museos, salas de conciertos o incluso, zoológicos y parques de atracciones para la celebración de reuniones de empresa. En estos casos, también suelen contar con los medios técnicos adecuados para su realización e incluso, restaurantes o empresas de catering para servir el almuerzo. Pero además suelen ofrecer a los participantes visitas a las instalaciones como un complemento lúdico a las ponencias de la convención. 

Ver también: 4 localizaciones para celebrar convenciones comerciales

Época de celebración


Hay varios momentos indicados en el año para la celebración de una convención de ventas, debiendo la empresa escoger el que más le convenga en función de los objetivos fijados para la misma.


1. A finales del primer trimestre del año


De este modo, ya se dispondrá de las cifras de ventas, beneficios y cuota de mercado del ejercicio anterior que se puedan exponer en la reunión para analizarlas y evaluar sus consecuencias.


2. En el último trimestre del año

Asi se podrán mostrar los objetivos comerciales del año siguiente y presentar los nuevos productos o herramientas comerciales que estarán disponibles para los delegados comerciales. Además, se puede contar con una previsión fidedigna de cierre del año que pueda provocar un debate sobre la marcha del ejercicio y posibles estrategias a iniciar el año siguiente


3. En periodos de mayor exigencia comercial

Tal es el caso de subidas importantes de precios, ataques violentos de un competidor o haciéndola coincidir con la presentación de un nuevo modelo, catálogo o gama de productos dándole así toda la importancia que la situación requiere

En aras de su eficiencia, en ningún caso debe celebrarse una convención en periodos punta de trabajo para la red comercial que dependen, obviamente, del sector de actividad a que pertenezcan: meses anteriores o posteriores a las vacaciones de verano para productos de gran consumo, fin de año para chocolates, turrones y juguetes, lanzamiento de una nueva temporada para el sector textil, etc.


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Imagen|Cacacamo

1 comentario:

Lea Paige Matteo dijo...
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