Los principales Ladrones de Tiempo del Directivo




Uno de los recursos más importantes y limitados con que contamos en una organización es nuestro tiempo. Las ocho horas de la jornada de trabajo bien aprovechadas pueden precipitar en la obtención de un gran trabajo que además, nos proporcione tiempo libre para dedicarlo a nuestras aficiones o a nuestras familias. Una jornada bien aprovechada evita, además, la realización de horas extras que aun representando un mayor esfuerzo para nuestras mentes, producen un rendimiento mucho menor que las horas habituales.

Enumeremos por tanto, los principales ladrones de tiempo que nos encontramos en la empresa para reconocerlos y evitarlos en la medida de lo posible: 


1. El teléfono

Las llamadas telefónicas interrumpen una tarea obligándonos a tratar otro asunto sobre el que no estamos trabajando y que quizás no dominamos. Incluso, las llamadas internas por parte de nuestros compañeros pueden resultar inoportunas y cortar un trabajo importante que requiera cierta precisión y exactitud. Por suerte, el correo electrónico ha venido a suplir en parte esta práctica, agilizando la información, haciéndola más precisa y, sobre todo, permitiendo gestionarla en el momento adecuado. En lo posible, debemos limitar las llamadas utilizando el correo electrónico salvo para asuntos urgentes que no admitan retraso. 

2. El correo electrónico

El exceso de correo en la bandeja de entrada, lejos de ser una tabla de salvación, puede convertirse en una losa. El mero hecho de revisarlo y seleccionarlo, puede llevar muchos minutos del día que se multiplican si debemos entrar en cada uno de ellos. Por ello, es imprescindible vetar la práctica de copiar a destinatarios sin apenas relación con el asunto limitando los envíos tan solo a las personas interesadas.


3. Las visitas

Al igual que las llamadas, las visitas físicas a la oficina pueden suponer un importante trastorno para los trabajadores. Incluso  las mejor intencionadas, provocan una súbita interrupción de las tareas y por tanto, una desconcentración para su ejecución. No podemos evitar recibir visitas de cortesía como, por ejemplo, de personas que llegan de viaje pero sí impedir las constantes interrupciones. En algún departamento muy vinculados a otras áreas de la empresa, a veces es necesario establecer un calendario de horas y días de visita específicos para sus compañeros salvaguardanado así su tranquilidad la mayor parte del tiempo. 


4. La atención a proveedores 

Muchos comerciales todavía basan su trabajo en la realización de visitas físicas a sus clientes potenciales o reales. No parecen advertir que la mera celebración de la reunión supone de por sí una importante pérdida de tiempo tanto para el visitante como para el visitado. En muchos casos, los asuntos a tratar con contactos habituales pueden resolverse con una simple llamada telefónica o una comunicación por e-mail. En cuanto a los nuevos proveedores, lo mejor es pedir información sobre el producto y la compañía por correo electrónico y solo si resulta interesante, convocar la reunión. Las llamadas de los vendedores insistiendo en su oferta o producto, son fuente inagotable de ineficiencia por lo que debemos evitarlas.


5. Las reuniones 

Un ladrón de tiempo que, por su habitualidad, a menudo pasa inadvertido para los empleados son las reuniones de trabajo. Los encuentros con compañeros del mismo u otros  departamentos se han convertido en una práctica rutinaria cargada de ineficiencia. Seguid esta máxima y notaréis cómo el tiempo florece en vuestras manos: cuantas menos reuniones, mejor. Antes de entrar en una, preguntaos si realmente es necesaria vuestra presencia o si podríais suplirla por otros medios como una una llamada de teléfono o una comunicación por correo. En numerosos casos, descubriréis cómo vuestra ausencia apenas supone menoscabo para la reunión y a cambio, os habrá proporcionado minutos de oro para ejecutar otras tareas. 


6. Los viajes

Los desplazamientos son un verdadero quebradero de cabeza para las organizaciones por lo que hay que minimizar tanto el tiempo empleado en ellos como el número de personas involucradas. Los más gravosos por su mínima productividad son los realizados en coche seguidos de cerca por los desplazamientos en avión. Sin embargo, los trenes de alta velocidad permiten trabajar durante el trayecto reduciendo por tanto su impacto negativo sobre vuestra agenda. ¡Cuántas reuniones de apenas dos horas se celebran para las que son necesarias invertir ocho o más horas de viaje!¡Y cuántos desplazamientos no se hacen acompañados de uno o varios colegas pudiendo haberse realizado en solitario!

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