Estadísticas de Empresa: ¿realmente sirven para algo?


La emisión de estadísticas para el seguimiento de la actividad de la empresa es una práctica habitual en la mayoría de las compañías. Lo cierto es que los sistemas informáticos han contribuido a proporcionar certidumbre y celeridad en la presentación de estadísticas. Pero en toda empresa surgen excepciones y nuevos enfoques que escapan al conocimiento de los ordenadores y, en consecuencia, deben controlarse a mano. Por ello, en su extracción, revisión y corrección se comprometen a veces no pocos recursos de variados departamentos - comercial, producción, financiero, ... - que dejan por ello de realizar otras actividades rentables. Y la experiencia nos dice que muchas estadísticas se solicitan de forma rutinaria sin que nadie se detenga siquiera a leer su contenido. Entonces, nos preguntamos ¿hasta qué punto es necesaria su confección y si es así, en qué casos lo es, en particular?


Qué son las estadísticas

Las estadísticas proporcionan información sobre actividades que se producen de forma recurrente por lo que son fuente de conocimiento para los gestores de la compañía. Así, del departamento comercial se extraen datos sobre ventas, apertura de clientes, clientes perdidos, evolución del margen, etc. En producción, se obtienen datos de productividades, velocidades, producto fabricado, etc. En logística, carga media de los camiones, plazo medio de entrega, etc. En financiero, plazo medio de pago, volumen de impagados, etc.

En realidad, cualquier actividad repetitiva sería susceptible de aparecer en una estadística. Sin embargo, no todas ellas son claves para el funcionamiento de la compañía. Solo aquellas situadas en el flujo de valor de la empresa merecen un seguimiento por parte de sus directivos. En ocasiones, las compañías también tienen interés en aspectos concretos de su actividad lo que justifica la extracción de datos particulares por periodos limitados de tiempo: nuevos mercados, nuevas líneas de producción, grado de implantación de un proyecto, ventas de una nueva gama de producto, etc.


Correcto uso de las estadísticas

Pero el conocimiento de los datos por sí solo no es suficiente. Es necesario que las cifras puedan compararse con otras para dotarlas de relevancia. Lo más socorrido es hacerlo respecto a actividades desarrolladas en periodos de tiempo anteriores (meses o años). Pero este método no siempre arroja un significado claro pues depende del grado de ejecución de dichos periodos.

Para extraer a las estadísticas todo su significado lo correcto es compararlas con objetivos fijados anualmente para conocer su grado de desviación con respecto a lo que la compañía desea. Y para ello, obviamente, es necesario que la empresa haya decidido qué metas persigue en sus diferentes ámbitos de actividad. Es decir, necesita atravesar un periodo de reflexión antes de lanzarse a medir parámetros sin mucho sentido con datos que a menudo no tienen ninguna relevancia. Y es que sin este ejercicio previo de reflexión, gran parte de los informes tan solo sirven para consumir el tiempo y el esfuerzo de los que los elaboran.


Conclusión

En definitiva, poco valor tienen las estadísticas que no se contrastan respecto a objetivos concretos que reflejen las intenciones de la compañía respecto a un determinado parámetro. El motivo reside en la razón de ser de las estadísticas que no es otra que proporcionar información para realizar una correcta toma de decisiones: corrección, reorientación o supresión de proyectos fallidos, detección de fallos en el proceso, promoción de empleados que cumplen los objetivos, benchmarking a los departamentos destacados, etc. Si no cumplen esta función se convierten en meros legajos que corren de mesa en mesa sin tener un uso que las llegue a justificar.


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