Reuniones: una forma elegante de perder el tiempo


Puede que la celebración de reuniones constituya el ladrón de tiempo más importante dentro de una organización. Dependiendo de su frecuencia, el número de asistentes y la duración media de las mismas, el perjuicio ocasionado a una compañía por su repetida convocatoria, puede ser de gran importancia.

Algunos directivos basan su desempeño habitual en la organización y asistencia a las más variadas reuniones. Basta echar una mirada a su agenda para constatar que su día a día no es otra cosa que un rosario de encuentros con otras personas. Sin embargo, analizándolas detenidamente, llegarían a la conclusión de que la mayoría se podrían suprimir o, en todo caso, acortar.

La reuniones solo están justificadas en los siguientes casos:

  •          Reuniones informativas. Se trata de citas en las que se distribuye información a los asistentes sobre un asunto en concreto. Parece ocioso indicar que la información vertida tiene que ser de interés para todos y cada uno de los asistentes y no solo para un grupo de ellos. Pero como bien sabéis, esto no suele suceder así. En muchas ocasiones, no es sino el convocante el que desea conocer determinados datos por parte de los asistentes por lo que la situación que se produce es la siguiente: mientras uno habla, el resto se entretiene meditando sobre otros temas o trasteando con el ordenador hasta que llega el turno de su intervención. Durante ese trance, los únicos que aprovechan el tiempo son el que interviene y el convocante, siendo un momento perdido para el resto.

  •       Reuniones de proyecto. Se trata de encuentros en los que se distribuyen tareas para el lanzamiento de un proyecto o se realiza el seguimiento del mismo, convocando para ello a todos los participantes. Las reuniones de proyecto son necesarias en la medida en que el trabajo de uno de sus miembros depende de la evolución del trabajo de los demás o necesita saber del éxito o fracaso de alguna otra fase del mismo para abordar u orientar la suya. En caso de que se traten tan solo aspectos puntuales del proyecto que no afectan al resto de los implicados, carece de justificación convocar una reunión pudiéndose dirimir el asunto entre el jefe del proyecto y la persona o personas implicadas.

  •         Reuniones mixtas. La mayoría de las reuniones de área participan en parte de la naturaleza de las dos anteriores, dado que en primer lugar, el jefe del departamento divulga información de interés para sus miembros y en segundo lugar, se significa el estado de los proyectos que incumben al departamento y, por lo tanto, a uno o varios miembros de la reunión. No resultan enteramente efectivas, sobre todo, si son muy numerosas pero sí se suelen debatir en ellas temas de interés común o que afectan al ámbito de trabajo de los convocados.

  •           Reuniones deliberativas. Se trata de reuniones convocadas con objeto de tomar decisiones sobre un asunto determinado. Suelen ser las más perversas, las que más tiempo consumen a los invitados y las que peores resultados arrojan si no se gestionan adecuadamente. Las razones son las siguientes:

aAusencia de una agenda concreta sobre los temas a tratar y, sobre todo, de las decisiones que se pretende tomar. Por lo tanto, los convocados asisten a la misma sin haberla podido preparar.

b.  Falta de distribución previa a la reunión de los elementos de juicio que permitan adoptar una decisión concreta, pretendiendo por consiguiente hacerlo en el transcurso de la propia reunión. De este modo, los asistentes tendrán que tomar su tiempo para leer y estudiar los documentos que se reparten.

c. Falta de un liderazgo claro que permita tomar una resolución una vez escuchadas las opiniones de los convocados. La reunión se convierte entonces en un guirigay de opiniones divergentes que no conducen a una conclusión clara o, en el peor de los casos, desembocan en una decisión por consenso que no consigue convencer a nadie.


Las reuniones son una seductora trampa en la que no debemos caer. La sucesión de encuentros supone una forma elegante de perder el tiempo, pasando por alto que otros asuntos urgentes o importantes deben quedar aparcados durante ese lapso y que en las reuniones se suelen sustanciar tareas y compromisos que no siempre son importantes ni prioritarios.


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