FYI, FYA, FYR y otros trucos para mejorar tus mails

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Dada la avalancha de correos que soportamos diariamente, se hace imprescindible redactarlos de la manera más sencilla y comprensible posible para facilitar su comprensión por parte de sus destinatarios y agilizar una eventual respuesta. A menudo, los correos son confusos, están llenos de información que no interesa o no llegan a concretar una solicitud. Ello los convierte en poderosos ladrones de tiempo que restan recursos de los trabajadores y la compañía. 

Redactar correos directos y bien estructurados no es difícil pero requiere de una técnica concreta. Veamos cuáles son los pasos más importantes:

1. Asunto


Para agilizar su lectura, el título debe consistir no solo en una indicación de la materia que contiene el mail sino que debe incluir un verdadero resumen de su contenido. El objetivo: que el receptor no se vea obligado a abrir el correo para obtener el núcleo de información. De este modo, evitará muchos clicks a lo largo del día  seleccionando tan solo los mensajes que considere más relevantes para leerlos en profundidad. Abordemos el Asunto del correo como si fuera el titular de una noticia de un periódico, transformando la información en algo explícito y detallado. Así, podemos cambiar textos como Ventas de 2011 en Ventas Zona Norte 1er. semestre 2011: +5% . Observamos cómo el primer caso obliga al destinatario a abrir el correo para conocer la cifra que se sugiere mientras que el segundo proporciona información suficiente para pasarlo por alto. 


2. Qué significa FYI, FYA, FYR


Una pregunta que puede asaltarte es qué sentido tienen las siglas FYI, FYA, FYR que a menudo encontramos en los correos. Estos acrónimos figuran a menudo en el Asunto del envío precediendo al texto o en ocasiones, también el cuerpo del e-mail en solitario. Su significado es el siguiente: 


  • FYI For Your Information (Para tu información). Las iniciales FYI suelen incluirse cuando el contenido del correo es meramente informativo y no requiere ninguna acción de parte del destinatario. Se incluyen por ejemplo para mantener a un equipo al tanto de los avances de un proyecto, para transmitir comunicados de interés general, noticias sobre la competencia o cualquier otra información que se considere relevante.

  • FYA For Your Action (Para que lo hagas). FYA son las iniciales que se incluye en los correos en que se solicita a una persona que realice una acción o un trabajo determinado. Suele incluirse en los comunicados que envían los jefes a sus subordinados para que se pongan manos a la obra con una determinada tarea y dan a entender que quedan a la espera de su ejecución. 


  • FYR For Your Response (Para que respondas). Las siglas FYR corresponden a la solicitud que hace el remitente a una persona para que devuelva una contestación o un determinado documento. Este último caso puede llegar a asimilarse a las siglas FYA si es que hay que realizar alguna tarea en concreto. La diferencia es que FYR requiere el envío del resultado de la actividad por la misma vía (por e-mail) mientras que con FYA al emisor le basta con la ejecución de la tarea. 


La intención original de las tres siglas no podía ser más sensata: permitir listar los correos por orden alfabético y responderlos después priorizando los que más interesen. La experiencia dice, sin embargo, que su lectura es incómoda y, a veces, equívoca sobre todo, para aquellos que no están familiarizados con ellas por lo que muchos profesionales han desistido de utilizarlas. No obstante, en ocasiones sí merece la pena colocarlas en el cuerpo del correo como mero resumen de lo que se espera del destinatario, sobre todo, cuando un mensaje viene reenviado de otro emisor y se quiere concretar su objeto.


3. Solicitud


El objeto de algunos mensajes se solicitar al destinatario la devolución de una información o la realización de una acción determinada.  Si lo que se desea obtener algo del receptor, lo mejor es pedirlo en la primera frase del correo argumentando en las siguientes líneas las razones de dicha solicitud. De este modo, el receptor considerará si debe seguir leyendo el texto para concretar los detalles de la petición o desecharlo por falta de capacidad, responsabilidad o tiempo. Si situamos las peticiones al final del correo obligamos al lector a revisar todo el texto para una demanda que quizás él no esté en disposición de responder. 


4. Hacer preguntas concretas


A la hora de enviar correos es conveniente evitar vaguedades que hagan perder el tiempo al destinatario. Muy al contrario, merece la pena apelar directamente a lo que verdaderamente se desea conseguir del mismo. Escribir preguntas precisas es una buena práctica de comunicación con la que además, podremos darnos cuenta de que:


  • algunas respuestas a nuestras cuestiones ya las tenemos por lo que está de más enviar el correo

  • podemos encontrar otras por nuestros medios con facilidad por lo que ¿para qué molestar a alguien si lo podemos solucionar por nuestra cuenta?

  • algunas preguntas puede responderlas mejor otro destinatario por lo que sería lógico enviárselas a éste

  • algunas preguntas ni son urgentes ni son importantes por lo que ¿para qué hacerlas?


5. Imágenes


Cada vez es más común incluir en los correos imágenes explicativas que muestran mapas, diagramas,  productos, proceso (logístico, productivo, etc.) o incluso, que enseñan la causa de una reclamación. En cualquiera de estos casos, en lugar de adjuntarlas al mensaje, resulta más efectivo pegar las imágenes en el propio cuerpo del correo para que se visualicen nada más abrirlo. De este modo, el destinatario obtendrá en un momento una comprensión general del asunto sin necesidad de abrir todos los archivos.


    Y para finalizar un último consejo: ante todo, sed precisos y concisos a la hora de enviar vuestros correos redactando párrafos cortos y estructurados. Resaltad en negrita los puntos más importantes y evitad largos textos que el receptor tenga que imprimir para leer y subrayar. Si tenéis que transmitir mucha información, es mejor incluirla como documento adjunto: así podrá archivarlo con comodidad junto con informes similares y luego, editarlo, corregirlo o reenviarlo, según su conveniencia.

    La revisión de correos  puede convertirse en una tarea lenta y engorrosa pero aplicando y transmitiendo estas sencillas reglas conseguiréis hacerla mucho más práctica y llevadera tanto para vosotros como para el resto de la organización. 



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     Imagen|Toms Baugis

    2 comentarios:

    Unknown dijo...

    Pedro dijo...
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