Cómo redactar e-mails atractivos

perro y ordenador

La recepción de correos nos agobia cada día y su gestión nos exige un gran esfuerzo y consume no poco tiempo a lo largo de la jornada. En consecuencia, tras la redacción de un correo, deberíamos perder unos segundos para editar el texto de modo que su lectura se vuelva agradable y práctica para el destinatario. Aquí vienen algunos consejos que facilitarán el trabjo de nuestros receptores:

  • Realizar enumeraciones. Si se van a tratar varios puntos en el corrreo, la mejor manera de transmitirlos es mediante enumerciones. De este modo, el destinatario no se verá abrumado por un largo y abigarrado texto y encontrará agradable su lectura.

  • Resaltar los conceptos más importantes. Se recomienda destacar las palabras clave del mensaje como nombres propios o cifras para que el lector pueda saltar de una a otra captando lo esencial del informe. Algunos prefieren subrayar los conceptos o incluso darles diversa coloración pero resaltarlos en negrita es advertencia suficiente para su rápida comprensión

  • Hacer separaciones por temas o mejor aún, escribir un correo para cada tema. Si se abordan diferentes asuntos en el correo, lo correcto es separarlos por párrafos e individualizarlos bajo epígrafes independientes. De este modo, el destinatario sabrá que está pasando de un tema a otro. En cualquier caso, lo mejor es tratar un tema específico en cada correo de modo que, luego, se puedan reenviar o contestar individualmente, no obligando así a los nuevos destinatarios a leer asuntos que no les conciernen

  • Clarificar las correcciones. Cuando lo que se comunican son correcciones a un informe o documento previo, hay que dejarlo tan claro que no le quepan dudas al destinatario. Para ello, es recomendable 
    • reproducir íntegro el párrafo a corregir en cursiva y tachar sobre él los términos a eliminar
    • insertar en el propio texto a corregir las palabras a añadir en otro color
    • explicar en párrafos separados cada acción a realizar, con una breve introducción
    • explicar los cambios de ubicación de fotos y epígrafes insertando un pequeño esquema (imagen de la página con círculos rojos en las áreas en que deben colocarse)

  • Ilustrar el texto con imágenes. Sobre todo, si se refieren a desarrollos informáticos, detalles de producto, instalaciones o incluso, planos de planta o de maquinaria. Para el emisor, supone un sobreesfuerzo capturar y pegar las imágenes en el mensaje, pero el destinatario lo revisará con mayor alegría e incluso, se animará a compartirlo y reenviarlo a otros interesados. Para informaciones concretas como mapas de situación, menús de restaurante, etc. resulta más amable incrustar la imagen que incluir tan solo el link a la página correspondiente obligando por tanto al receptor a navegar por internet.
El mail además de un instrumento cómodo es una herramienta segura ya que permite dejar constancia por escrito de nuestra voluntad. Así que cuanto mejor lo redactemos, mejor podremos protegerernos si se producen futuros errores o reclamaciones.

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    Imagen|andrewr

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