Cómo colocar los Despachos para que fluya el trabajo



Uno de los factores más importantes para dar fluidez del trabajo en una oficina es la correcta disposición de los despachos, salas de reuniones, zonas de encuentro y áreas acceso o espera sobre el plano del edificio. De su correcta colocación depende que los intercambios entre los trabajadores sean los más adecuados sin tomar más tiempo que el estrictamente necesario y sin estorbar el trabajo de otras personas.

El despacho del jefe


La zona denominada habitualmente de poder es la destinada a los directivos de mayor rango. En el edificio, se sitúa siempre al fondo partiendo desde la zona de acceso. Las razones no son solamente simbólicas sino, sobre todo, prácticas pues el máximo responsable no puede verse interrumpido por visitas inesperadas, bullicio en los pasillos o intercambios entre departamentos. Se supone que su trabajo requiere de la máxima concentración y que necesita de la mayor quietud para llevarlo a cabo.

Así pues, el despacho del jefe debe situarse al final del pasillo aunque, eso sí, evitando situarlo a la vista de extraños y curiosos para proporcionarle una mínima intimidad. Junto al mismo, se situará su secretaria o los colaboradores más íntimos.


Las salas de visita


Por razones opuestas a las anteriores, las salas de espera, visita y reuniones han de situarse lo más cerca posible del área de acceso. De este modo se impide que las continuas entradas y salidas distraigan la atención de los empleados. Las salas de reuniones y negociación tienen su ubicación natural en la planta baja o primera planta del edificio para evitar el uso del ascensor y molestar al resto de usuarios. Un tipo de áreas de espera más funcionales y operativos se disponen junto a los halls de acceso, al lado de las recepcionistas o próximas al despacho de la persona visitada. De este modo, se acortan los tiempos de desplazamiento y se agilizan las reuniones.


Sala de espera
Sala de espera

Los departamentos


Los despachos de los diferentes departamentos deben agruparse en función de la relación que tengan entre ellos. Así, el departamento comercial, el de diseño y el de marketing deberían estar contiguos para facilitar la comunicación entre sus miembros. Del mismo modo, el departamento financiero suele estar vinculado al de personal y a la Dirección General por los reportes e información que le facilita por lo que deberían situarse cerca.

En relación a su posición en el edificio, los que están orientados al cliente, es decir, el departamento comercial, servicio postventa y atención al cliente, deberían situarse cerca de la entrada. De este modo, su idas y venidas no molestarán al resto de compañeros. Por el contrario, los que trabajan de puertas adentro - financiero, Recursos Humanos, asesoría jurídica, etc. - deberían ocupar las áreas interiores del edificio. Por último, los departamentos técnicos como producción y logística suelen situarse en el interior de la fábrica o junto a la puerta de acceso a ella.


sala de reuniones
Sala de reuniones

La cafetera y otros servicios


Otro punto de interés es dónde situar las zonas comunes y de esparcimiento. Los servicios comunes como la máquina de café, la copiadora o la destructora de papel deben ubicarse en un punto central de la planta de fácil acceso para la mayoría de los empleados. No tiene sentido colocarlas en un extremo alejado al que haya que hacer continuas excursiones. En cualquier caso, dada la relativa algarabía que se forma, sobre todo junto a la cafetera, tienen que situarse en un pasillo o recibidor suficientemente alejados del área de trabajo para no importunar al personal. Si hay secretarias o bedeles que se encargan de las fotocopias, su mesa o despacho debería situarse cerca de estos aparatos, también en una posición central de la planta.

Cosa parecida se puede decir de los lavabos que deben quedar fácilmente accesibles a los diferentes departamentos y por lo tanto en un área central de la planta. Lo ideal es que las visitas puedan acceder a un lavabo independiente, cercano a la entrada y los trabajadores, a uno situado en el interior.


sala de café
Pasillo con máquina de snacks

Conclusión


En fin, la correcta disposición de las áreas de trabajo en un edificio garantiza no solo una buena comunicación entre los diversos departamentos, sino también una mejor salud laboral al evitar ruidos innecesarios y constantes interrupciones que pueden repercutir negativamente en el rendimiento de los trabajadores.

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Imagen|mark sebastian

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