7 consejos para reducir el Coste de una Convención


Las convenciones de ventas o de otros departamentos son eventos en que se estrechan los lazos con otros compañeros y se toman energías para continuar trabajando. Sin embargo, su elevado coste puede llegar a poner en peligro su organización en periodos en que los presupuestos se reducen. Aquí vienen algunos consejos para reducir sus costes al mínimo.

1. Escoger la localidad correcta


El primer consejo sería que escojáis localidades a las que los asistentes pueda acceder fácilmente por carretera, tren o avión. Y esta suele coincidir con la capital del país o la ciudad más grande en el territorio en que opera la firma. A veces, se tiene la tentación de organizar convenciones en parajes idílicos situados en poblaciones pequeñas o a las afueras de ciudades pero el tiempo de desplazamiento y el coste del transporte pueden dar al traste con vuestro presupuesto


2. Comunicarlo con antelación


Además, es conveniente enviar el comunicado con la fecha y localización de la reunión con mucho tiempo de antelación. Por supuesto, ello requiere un mayor esfuerzo de planificación pero de este modo los asistentes podrán reservar vuelos baratos y encontrar ofertas económicas de alojamiento en la red

3. Escoger una fecha adecuada


Elegid fechas que concentren pocos visitantes en la ciudad. Uno de los mayores costes de una convención lo constituyen el alojamiento y la manutención, sobre todo, si muchos invitados se dan cita en la misma. Por ello, es recomendable consultar las ferias más importantes de la localidad y convocar vuestro evento en alguna de las fechas más desocupadas. Si se trata de una ciudad turística, es conveniente celebrarlo en un mes que coincida con la temporada baja. De este modo, podréis negociar cómodamente precios baratos tanto con el hotel como con los restaurantes que reservéis 

4. Ahorra en el bufé


Si vais a contratar coffee breaks o finger buffets, declarad un número de asistentes inferior a los realmente presentes. La razón es que durante las convenciones mucha gente se entretiene hablando con sus compañeros de trabajo o con los ponentes y ni siquiera prueba el café. Y si el almuerzo se produce al final de las jornadas, se produce el fenómeno de que algunos asistentes apenas pican nada pues tienen que coger un tren o avión o en su caso porque tienen algún compromiso por la tarde.

5. Economizar en las visitas


Si organizáis visitas lúdicas o culturales en algunos parajes de la ciudad también también podéis conseguir ahorrar un importante pellizco. A menudo, para amenizar el encuentro, se visitan museos o se contratan espectáculos de diferente tipo pero el coste puede salir muy elevado. Si el presupuesto es limitado lo más barato es contratar unos guías profesionales que enseñen un área histórica de la ciudad. Los ayuntamientos suelen poner a disposición de los turistas guías bien formados y a buen precio que realizan un trabajo excelente. Además, si la convención es en primavera o en temporada cálida, la visita se puede realizar a pie, evitando así el coste del autobús. 

6. Reducir el coste de la traducción


Otro truco para reducir costes se refiere a los servicios de traducción. Si por contar con asistentes de diversos países se van a contratar traductores, no es imprescindible tener uno para cada lengua. En su lugar existe la posibilidad de tener un traductor comodín que haga de intermediario entre dos idiomas ahorrando con ello una persona. Es decir, si se dan tres idiomas - inglés, francés y español - bastaría con dos traductores: inglés/español, francés/español. Si hay que traducir del francés al español e inglés, el segundo traductor escucharía al primero para traducir del español al inglés.

7. Las ponencias


Por último, también se pueden realizar economías en uno de los costes más importantes de las convenciones: los ponentes profesionales. Los gurús reconocidos pueden poner el broche de oro a cualquier convención. Sin embargo, su coste puede resultar muy elevado. Para evitarlo, se puede encargar la preparación de las ponencias a directivos de la propia empresa o, mejor aún, pedírselo a alguno de vuestros mejores  clientes. Muchos clientes pueden estar encantados de hablar en público para exponer un proyecto desarrollado con vuestra empresa. Con su participación, se pueden conseguir resultados similares a los de un gurú permitiendo además a los asistentes conocer un proyecto de éxito.

Como vemos, con un poco de ingenio y adoptando pequeñas medidas se puede organizar una excelente convención sin incurrir en gastos superfluos e innecesarios.


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Imagen|Official GDC


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