3 formas de gestionar los Viajes de los Directivos

viajes de directivos


Cuando el trabajo exige viajar todas las semanas a diferentes ciudades y países, la reserva de billetes y alojamientos se convierte en una importante tarea dentro de la oficina. Una buena gestión de viajes puede ahorrar además mucho dinero a una empresa si se escogen las mejores combinaciones en momentos en que los precios están más bajos. 

Una dificultad extrema en la gestión de viajes se presenta cuando existen negociadores internacionales que, a menudo, tienen que estar en una misma semana en diversos países, coordinando para ello los medios de transporte para no perder ninguna cita profesional. En este caso, la precisión a la hora de escoger los billetes se convierte en una tarea esencial para optimizar su limitado tiempo. 

Así pues, una buena gestión de viajes profesionales tiene que ser inteligente y eficaz buscando siempre el mayor beneficio para la compañía. Básicamente, existen tres formas de gestionar los viajes de empresa. Son las siguientes.

1. Ocuparse uno mismo 


Gestionar en interno la búsqueda y reserva de los billetes de los diferentes medios de transporte (trenes y aviones) así como del alojamiento es una práctica habitual en muchas compañías. En realidad, con los actuales portales de compañías aéreas, ferrocarriles y hoteles que permiten realizar una compras on line, el proceso es rápido y sencilloPara realizarlo con efectividad, tan solo es necesario contar con las mejores direcciones y una buena tarjeta de crédito corporativa. Sin ir más lejos, Skysanner  permite obtener en segundos las combinaciones de vuelos más baratas entre dos destinos de cualquier parte del mundo. 

Sin embargo, ocuparse uno de toda la gestión del viaje implica invertir largas horas en un trabajo realmente  improductivo y de bajo valor añadido. Por lo tanto, este método solo es aconsejable para viajes sencillos y rutinarios que conozcamos de maravilla.


2. Delegar la gestión en un ayudante


Otra forma de gestionar los viajes de empresa consiste en que una secretaria o colaborador hable con la agencia de viajes o busque él mismo las mejores ofertas de viajes y hoteles y se encargue de encajarlos para permitir llegar a tiempo a las reuniones. En realidad, el proceso es sencillo para el directivo, que solo tiene que entregar los horarios de cada cita y la localización dejando a la secretaria las labores de búsqueda. 

Este sistema comparta también algunas ventajas añadidas. Por ejemplo, el asistente puede introducir en la agenda electrónica del viajero la información más importante para alcanzar el destino, como horarios de vuelos, códigos de reserva, direcciones de hoteles, etc. De este modo, el directivo solo tiene que consultar su agenda en el móvil para saber qué aviones o trenes tiene que coger, en qué dirección se encuentra el hotel, etc. 


3. Encargarle la contratación a una agencia


Una solución intermedia entre las dos anteriores pero también efectiva consiste en contactar con la agencia de viajes de confianza y que ella se encargue de realizar  las reservas. Si la agencia es eficiente, su gestión puede ser muy rentable para nuestra compañía al conseguir mejores precios y paquetes que un particular (por ejemplo, el ahorro en vuelos a través de billetes cruzados no es sencillo) Su mayor ventaja reside en que los gestores son profesionales de los viajes por lo que pueden encontrar información mas completa y con mayor rapidez que nosotros. 

Para una selección de viaje óptima lo ideal es pedirles que envíen varias ofertas y elegir entre ellas la más conveniente (siempre instándoles a buscar los mejores precios, claro). Ah, y por supuesto, realizar todo por e-mail para que quede constancia de los datos y documentos transmitidos y así evitar posibles equivocaciones. 

Una buena gestión de viajes puede ser muy rentable para la empresa tanto en término de economía de tiempo para los directivos como de ahorro en el precio de las reservas. Por ello, es importante definir una estrategia clara para la compañía en función de su tamaño y del volumen de viajes que maneja para obtener el mayor beneficio posible.



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