Cómo eliminar la Burocracia de las Empresas


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La burocracia es un mal endémico que afecta a gran número de organizaciones y cuya extensión a la postre puede llegar a hundirlas. Cuando las empresas son pequeñas y el propietario forma parte del negocio, las decisiones se toman con suma rapidez al ser él mismo quien asume el riesgo. Sin embargo, conforme van creciendo y se convierten en multiplanta y luego, en compañías multinacionales, se enfrentan a un grave peligro de anquilosamiento. Y es que entre los directivos existe la gran tentación de crear departamentos y comisiones que intervengan en la toma de decisiones alargándola de esta manera sin límite.

Se pueden considerar empresas burocráticas aquellas en las que existen muchos eslabones en la cadena de toma de decisiones y en las que apenas existe voluntad de asumir riesgos. Este hecho suele suceder cuando las decisiones se toman de forma muy centralizada y existen demasiadas fases de supervisión o control que anulan el dinamismo de la organización. Y es que en el mundo actual, la rapidez y la flexibilidad son la norma y el que no sepa seguirla se quedará fuera del mercado. 

Estas son algunas trabas más comunes que podemos encontrar en las empresas burocráticas:

1. Departamentos de Calidad que quieren controlarlo todo


Cuando en una empresa se pretende procedimentar todas las actividades que se realizan en la misma, es imposible avanzar hacia nuevos entornos. Los trabajadores se convierten en autómatas y en última instancia, nadie se atreve a saltarse lo que dicta el manual de Calidad. En una empresa que tiene intención de crecer deben crearse espacios para la innovación y la improvisación a todos los niveles jerárquicos, desde el más simple operario hasta el más alto directivo.


2. Crear demasiados subdepartamentos


En unas ocasiones por dar trabajo a directivos ociosos y en otras por quitarse de encima responsabilidades, las empresas tienden a crear subdepartamentos formados por pocos miembros que se convierten en pequeños centros de poder. Al reportar unos a otros, la información puede tergiversarse o incluso llegar a perderse por el camino sin llegar por lo tanto a transformarse en acción

3. Crear un concepto elitista del poder


Muy a menudo, los directivos se encierran en sus círculos de poder y solo escuchan la información procedente de otros directivos. Ello puede hacerles perder el contacto con quienes realmente desarrollan el trabajo y por lo tanto, con la realidad de la empresa y del mercado

En este sentido, es revelador ver en algunos vídeos a Ingvar Kamprad fundador de Ikea, mezclándose y conversando con los empleados más básicos de sus almacenes. Con cuánta mayor humildad no deberían los directivos bajar a fábrica o despachar habitualmente con los comerciales para estar al tanto de los verdaderos problemas que afectan a la compañía



4. Centralizar la toma de decisiones

Intentar centralizar la toma de decisiones es un error, sobre todo, cuando por su tamaño en la empresa conviven diferentes culturas y tradiciones. Eso suele ocurrir cuando la compañía ha crecido absorbiendo a otras empresas o se ha implantado en diferentes países o continentes. 

Las labores de comunicación y Marketing, las de contratación de personal e incluso, las de desarrollo de producto deben cederse a las direcciones regionales para que adopten las acciones que consideren oportunas. Cada país y cada sector tiene una tipología particular de cliente y de competidor por lo que es normal que las instancias locales conozcan mejor sus hábitos y puedan tomar decisiones con mayor rapidez y efectividad


Cómo evitar la burocracia


Aunque parezca imposible, en una organización de gran tamaño también puede tomar decisiones de forma rápida y ágil. Pero para conseguirlo hay tener una clara orientación al cliente y adoptar algunas medidas específicas. Veamos las más importantes: 

  • Reducir al máximo los niveles jerárquicos en la organización para hacer que la información fluya en el interior de la misma. Para ello, es necesario que cada directivo tenga un amplio número de colaboradores, por ejemplo 10, que reporten a él directamente y estos a su vez, otros tantos evitando así crear pequeños equipos que también puedan emitir opiniones. Como ejemplo de organización ágil en su toma de decisiones, se suele poner a la Iglesia Católica, que tan solo tiene tres niveles de decisión: los sacerdotes, los obispos y el Papa. De este modo, la información llega de forma rápida y sin distorsionar desde la cabeza a la base de la institución y viceversa


  • Crear tan solo posiciones que tengan contenido real. No hay mayor gangrena en una organización que las personas ociosas que para justificar su trabajo, crean procedimientos y necesidades ficticias entorpeciendo la normal actividad de la empresa. Para evitarlo, es imprescindible conocer cuál es la cadena de valor del negocio y crear tan solo posiciones que se integren en la mima. El resto, se pueden eliminar o si se consideran necesarias, subcontratar


  • Algunos departamentos como Calidad, Seguridad e Higiene, etc. deben tener la consideración de staff  y depender exclusivamente de la alta dirección. Su actuación debe ser transversal al resto de departamentos pero sin constituir una instancia de decisión  dentro de la empresa para no poner trabas a la libre circulación de la información


  • Se deben permitir grados de libertad a todos los niveles jerárquicos para que puedan tomar sus propias decisiones sin someterlas a una revisión por parte de otras instancias. La efectividad de las mismas se puede medir por los resultados poniendo acciones correctoras si éstos no son satisfactorios pero no antes de su implementación. De este modo, se garantizan la adopción de reacciones rápidas y adaptadas a las circunstancias propias de cada mercado y región


En definitiva, los directivos tienen que facilitar y fomentar el acceso a la información relevante para su funcionamiento desde los niveles más bajos hasta la alta dirección para que todos puedan conocer la realidad de su empresa y de su mercado. Y sobre todo, deben perder el miedo a que sus colaboradores y subordinados tomen decisiones sin supervisión. Y es que la adopción de reacciones rápidas ante los vaivenes del mercado constituye hoy un requisito de supervivencia para las empresas.

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