Cómo es la Oficina del siglo XXI


Las tareas que realizamos en nuestro puesto de trabajo no son las mismas que ejecutaban nuestros padres ni nuestros abuelos. Por lo tanto, es normal que los equipos que utilizamos, la disposición del mobiliario o incluso, la forma de moverse por la oficina hayan cambiado en consecuencia. Las nuevas necesidades laborales y sobre todo, los avances tecnológicos están configurando nuevas formas de trabajo en los despachos lo que hace que cambie su uso y fisionomía. En pleno siglo XXI, los centros de trabajo se han convertido en espacios abiertos y versátiles que fomentan la comunicación entre los colaboradores y la rápida adaptación a los cambios del mercado.

Veamos sus principales características:



1. Ausencia de papeles


La capacidad de almacenaje de los ordenadores y la facilidad de digitalización de documentos hace que el uso de papel físico esté pasando a la historia. Se acabó la gestión de largos informes que había que imprimir, grapar y guardar en enormes archivos. A día de hoy, la mayoría de los documentos nos llegan por e-mail y los guardamos en nuestro sistema. Por lo tanto, salvo largos dosieres que queramos subrayar puntualmente no es necesario que los imprimamos. 

Caso parecido ocurre con las fotocopias en otros tiempos tan populares en las oficinas. A día de hoy no tiene sentido realizarlas cuando se pueden guardar tantas copias del documento como se deseen. Tanto es así, que muchas empresas están poniendo límites a su uso restringiendo el número de fotocopiadoras y exigiendo claves de acceso a sus empleados para utilizarlas.


2. Política de puertas abiertas 


La política de libre acceso se ha impuesto en los centros de trabajo por lo que muchos despachos ni siquiera disponen de puertas incluyendo incluso, los asignados a los directivos de alto rango. Y es que las puertas abiertas favorecen los intercambios entre los diferentes niveles de la compañía y promueven la celebración de reuniones cortas e informales. 

Si se quieren celebrar reuniones confidenciales se pueden utilizar salas específicas que se suelen situar en plantas del edificio destinadas a ese uso o en ocasiones, en los extremos de los pasillos con el fin de minimizar las molestias del tráfico de personal.



sala con cristales
Oficinas transparentes y puertas abiertas























3. Paredes de cristal


Los espacios diáfanos fomentan el trabajo en equipo y evitan la claustrofobia que se produce en las estancias cerradas. Sin embargo, las llamadas telefónicas y las conversaciones con otras personas pueden llegar a desconcentrar a los compañeros que comparten espacio. Por eso, en las modernas instalaciones se impone el uso de paredes o mamparas entre grupos de trabajadores o para delimitar despachos, aunque eso sí, confeccionadas en cristal para aumentar la visibilidad y permitir al máximo el paso de la luz.



Paredes de cristal
Oficinas con paredes de cristal


4. Teléfonos inalámbricos


Por parecidas razones pero también por la propia comodidad de los usuarios, los pinganillos inalámbricos se han convertido en herramienta imprescindibles en las nuevas oficinas. Y es que estos cómodos dispositivos no solo permiten teclear en el ordenador mientras se está hablando por teléfono sino que permiten desplazarse también a los pasillos o las salas vacías sin necesidad de molestar a los compañeros dentro del despacho.

5. Información compartida


Las necesidades de compartir información han fomentado la instalación de proyectores o televisiones en la mayoría de los despachos de modo que se puedan utilizar en reuniones informales o en las visitas que se celebren con proveedores. En el primer caso, suelen estar colgados del techo y se combinan con una pantalla o simplemente se proyectan sobre una pared blanca disponible en la habitación. En el segundo, es normal que se conecten directamente al ordenador desde el que se van a mostrar los documentos. 



6. Mesas calientes


La limitación de espacio en algunas oficinas ha impulsado el uso de puestos de trabajo compartidos. Las mesas calientes es una práctica habitual en asesorías y consultorías por las cuales un mismo espacio de trabajo es compartido por dos o más trabajadores. Esta práctica tan flexible se está imponiendo en algunos departamentos como el comercial en que los vendedores pasan la jornada en la calle y apenas utilizan su escritorio un par de horas al día.  

Los departamentos que trabajan a turnos como producción o logística también están optando por la mecánica de las mesas calientes que permite sacar el máximo partido a las instalaciones. Por ella, los empleados no disponen de un escritorio propio sino que utilizan el que está disponible en cada momento. Para utilizarlo cada colaborador hace uso de su propio teléfono móvil y ordenador portátil disponiendo en el puesto como mucho, de una pantalla y teclado a la que pueden enganchar su aparato para facilitarle el trabajo.


mesas calientes
Disposición de oficina con mesas calientes


7. Lugares de encuentro

Las reuniones cortas e informales son la tónica del nuevo estilo de relación en el que el trabajo en equipo y los proyectos multidisciplinares son la nueva tónica. Por ello, en las modernas oficinas se impone el establecimiento de espacios abiertos y confortables que invitan al diálogo, el intercambio y la cooperación. Las instalaciones suelen colocarse en zonas de paso o en las cercanías a cafeteras y por lo general, disponen de cómodos sillones, pantallas e incluso, rotafolios para realizar anotaciones. 


Zona de reunión y encuentro
Zona de reunión


8. Salas de ocio

Menos común pero no imposible es encontrar en algunas empresas son las salas en las que  se instalan futbolines, videojuegos u otras formas de ocio para el uso de los empleados durante sus periodos de descanso. Los espacios de entretenimiento sirven sin duda para relajar la tensión acumulada durante la jornada laboral pero su funcionalidad va mucho más allá. Y es que los momentos de ocio compartido constituyen una ocasión ideal para hacer equipo entre compañeros e incrementar los vínculos afectivos que se mantienen con la empresa.



Sala de billar en Google Australia


Conclusión

Así pues, vemos cómo las oficinas se adaptan a las necesidades de las nuevas formas de trabajo y de relación haciendo el tiempo de estancia en la empresa más efectivo y sobre todo, más atractivo para los empleados que adquieren así un nuevo incentivo para acudir cada día a su puesto.

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