Los mejores Trucos para redactar un buen Informe

Informe

En el mundo empresarial, la redacción de un breve informe sirve para comunicar los asuntos más importantes tratados en una reunión, evento o encuentro. De este modo se puede reducir el número de personas asistentes sin que por ello queden desinformados. El informe es un medio rápido de mantener a todos los implicados al tanto, pero también de dejar constancia de lo tratado y establecer planes de acción.


Características


Para redactar un buen informe, aquí vienen algunos trucos:


  • Brevedad. Redactar informes cortos, como mucho, de dos carillas de extensión. Las personas suelen estar ocupadas y no tienen tiempo de leer largos textos

  • Precisión. Recoger todos los hechos relevantes y sobre todo, los nombres, cifras y fechas concretas para proporcionar la información más exacta posible

  • Estructura. Establecer enumeraciones y marcar lo importante en negrita para facilitar una rápida comprensión

  • Inmediatez. Redactar el informe en el acto y distribuirlo inmediatamente después de la reunión para darle la máxima vigencia y activar enseguida el plan de acción


Contenidos

Un informe útil tiene que estar claramente estructurado de modo que el lector encuentre fácilmente la información que necesita. El área del encabezado debe contener datos prácticos como:

  • Emisor, fecha y lugar

  • Asistentes

  • Objetivos. Lo que se pretende conseguir en la reunión

  • Conclusiones. Acuerdos alcanzados en la reunión o resultados del encuentro

  • Destinatarios. Personas a las que se distribuirá el informe
En el cuerpo del informe pueden incluirse los siguientes puntos
  • Antecedentes. Aborda las razones por las que se ha convocado la reunión y los hitos anteriores producidos en el proyecto

  • Puntos más importantes. Reflejan los asuntos tratados en la reunión pudiendo admitir subapartados en función de la amplitud y variedad de los mismos.
Por último, en el epígrafe Plan de acción se deben establecer tareas concretas indicando las personas responsables y el plazo de ejecución. Es el modo de poner en marcha los acuerdos alcanzados en la reunión.

Estilo de un buen informe

Con el fin de hacer más sencilla la lectura del informe hay que seguir algunas normas de estilo

  • reflejar tan solo los puntos esenciales de la reunión, escatimando palabras y señalando datos concretos 

  • organizar la información en una enumeración de puntos con frases cortas y significativas

  • escribir citas exactas de algún asistente si son verdaderamente relevantes

  • subrayar los puntos más importantes del informe, al menos, una idea en cada párrafo, de forma que se puedan captar las ideas principales leyéndolo en diagonal

En fin, el informe tiene que ser un documento práctico que ayude no solo a conocer los contenidos de la reunión sino, sobre todo, a establecer objetivos de acción claros así como a sus responsables y planes de ejecución.



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Imagen|Lennart Tange

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