Principales fases de la Transformación Digital

Transformación digital

La transformación digital de un departamento o de una organización reporta numerosas ventajas tanto para la propia empresa como para sus clientes: agilidad en las operaciones, trazabilidad de la información, acceso remoto, etc. El éxito del proyecto exige el compromiso de la alta dirección de modo que su desarrollo e implantación se haga de forma fluida y consensuada. Además exige una fina planificación para ejecutarla en plazo y forma y con los recursos disponibles. Veamos cuáles son sus principales fases.




1. Planificación




En la fase de planificación uno de los principales retos es la definición del alcance del proyecto. El proyecto tiene que tener unos límites acotados y es importante acordarlos y comunicarlos para evitar que se desborde. A continuación, es crucial definir unos objetivos y metas concretos que marcarán su desarrollo y determinarán el presupuesto requerido y los recursos necesarios. Una vez establecidos los puntos anteriores, se hace necesario identificar a los líderes y responsables que ejecutarán cada una de las fases del proyecto. 

2. Análisis


En la fase de análisis el equipo gestor desarrolla una importante labor de documentación. Para ello, recopila toda la información disponible en el departamento (proceso de trabajo, programas informáticos, reportes, etc.) y se entrevista con usuarios destacados para detectar posibles mejoras. Por otro lado, tiene que identificar las métricas relevantes que deberá incorporar al proyecto.

3. Definición


A la luz de la información obtenida y del alcance definido, el equipo identifica problemas y oportunidades (realizando por ejemplo un análisis DAFO) Además, realiza un análisis de lo que se tiene respecto a lo que se espera obtener (Gap Analysis) Por último, identifica las tecnologías disponibles que se pueden adoptar en el proyecto y realiza una planificación final. Con todo ello, se redacta y se distribuye el contenido y las diferentes fases del proyecto. Es fundamental que las conclusiones alcancen el máximo consenso en la organización antes de pasar a la siguiente fase.

4. Diseño


La fase de diseño es puramente técnica pues en ella se realiza el desarrollo tecnológico e informático del proyecto. Lo habitual es establecer entornos de prueba para que usuarios seleccionados vayan testando la herramienta mientras se va programando. Sus opiniones ayudarán a optimizar el resultado final del programa. En esta fase, también se concreta el plan y los tiempos de implantación de la herramienta.

5. Implantación


La fase de implantación es una de las más delicadas del proyecto. Por un lado, pone en valor todo el trabajo realizado y por otro, tiene que superar la resistencia al cambio mostrada por muchos usuarios. Para ejecutarla correctamente, se establecen delegaciones o plantas piloto en que se testará la herramienta y aplicarán las correcciones y mejoras que se vayan identificando. Una vez validado, el proyecto se extiende al resto de los centros de trabajo. 

El proceso de digitalización requiere montar uno o varios talleres en donde se discutan los capítulos del proyecto y el equipo debe emitir informes periódicos para consensuar y aprobar los avances. 

Respetando estas fases e involucrando en todo momento a los líderes del departamento y a la alta dirección, el proceso de transformación digital puede alcanzar fácilmente el éxito provocando un importante salto cualitativo en el sistema de gestión de la compañía.


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