¿Cómo y dónde enviar una Nota de Prensa?

Ejecutivo leyendo un periódico


Las Notas de Prensa constituyen una efectiva herramienta de comunicación a disposición de los departamentos de Marketing. Muchas veces, los miembros  de dichos departamentos están tan volcados en sus redes, newsletters, webs y blogs que se olvidan de esta efectiva y tradicional arma de comunicación. Además, a día de hoy el rendimiento que se le puede sacar es enorme. Y es que con la proliferación de revistas digitales y de webs especializadas en las más diversas materias los periodistas están ávidos de obtener noticias que puedan divulgar diariamente entre sus lectores. 

Ventajas de las Notas de Prensa


Las ventajas que obtiene la empresa por la publicación de un comunicado a los medios de comunicación, sobre todo, en el ámbito digital son enormes:

  • en primer lugar, una vez publicada la información aparecerá en los resultados de buscadores cuando alguien teclee nuestra marca o nombre de compañía aportándonos de este modo notoriedad

  • además, los clientes, proveedores, colaboradores y otros stakeholders la recibirán en su correo electrónico si tienen activadas alertas con el nombre de nuestra empresa o marca

  • por último, una vez en la red podemos enviar el enlace a nuestros clientes más importantes ofreciendo de este modo un nuevo aliciente para que sigan comprándonos


¿Dónde hay que enviar una Nota de Prensa?


Pero una vez redactada, la pregunta que nos puede asaltar es ¿se debe enviar la Nota a todos los medios de comunicación? Evidentemente, la respuesta es no. Para sacarle el máximo rendimiento, es necesario realizar una planificación previa y realizar los envíos a donde puedan alcanzar un mayor impacto:

  • si la noticia afecta a un artículo o servicio minoritario o de nicho lo correcto es enviar la Nota de Prensa tan solo a medios especializados en el mismo. Eso es lo que ocurre cuando lanzamos un producto de una gama muy concreta dentro de nuestro portfolio. En este caso, lo ideal es enviarlo a aquellas revistas sectoriales que están enfocadas exactamente en aquel tipo de lectores que forman nuestro público objetivo. Es de señalar que normalmente, estos soportes aportan menos lectores que los medios generalistas pero son más fieles y suelen apreciar más la publicación de noticias frescas

  • si la acción que estamos publicitando se ha desarrollado en un entorno local (por ejemplo, en una de nuestras fábricas o delegaciones) y su impacto se limita a una determinada zona o región no merece la pena enviar la noticia a la prensa nacional. Tal es el caso de las inversiones que hacemos en determinadas plantas o de las ferias locales a las que acudimos para exponer nuestros productos. Si nos dirigimos a medios nacionales impactaremos a clientes que no se ven beneficiados por nuestra información y por lo tanto, no mostrarán ningún interés en la misma. En este caso lo adecuado es enviársela a todos los periódicos y revistas locales que nos puedan interesar ya sean especializados o generalistas. Las ventajas de hacerlo así son variadas: por un lado aumentaremos las posibilidades de que la publiquen y por otro, despertaremos mayor expectación entre los clientes del área que hemos seleccionado

  • por último, si la actividad que queremos divulgar afecta al conjunto de la compañía la noticia tiene que ser enviada a medios que cubran todo el mercado sobre el que actúa. Este hecho suele coincidir con uno o varios países por lo que lo correcto es enviarlo a periódicos de cobertura nacional en cada uno de aquellos en los que actuamos. Este es el supuesto que se produce cuando divulgamos los resultados anuales de la empresa, la memoria de medio ambiente, un cambio de imagen de la compañía, etc. 

¿Cómo enviar las Notas de Prensa?


Otro punto de interés es cómo gestionamos el envío de los comunicados a los medio seleccionados. Con el fin de maximizar el impacto de las Notas es importante que el departamento de Marketing realice un trabajo previo y que lo mantenga siempre actualizado. Este consiste en identificar y listar todos los periódicos, revistas y publicaciones que pueden resultar del interés para la compañía a la hora de publicar sus noticias. 

Entre los medios escogidos siempre tienen que figurar los que están especializados en nuestro sector pero también es importante incluir a aquellos dirigidos a canales de distribución a través de los que se vende nuestro producto. Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a producir lechugas, tendremos que incluir en la lista a las publicaciones dirigidas al sector agrícola pero también a aquellas que traten sobre la gran distribución (supermercados e hipermercados), la exportación de productos frescos o cualquier otro canal en el que podamos actuar. 

Además, es importante incluir en la lista todas las publicaciones generalistas de nuestro mercado global así como aquellas que tienen una cobertura geográfica menor, de orden regional. El sentido de esta medida es el que hemos mencionado anteriormente referido al lanzamiento de noticias que tengan un interés exclusivamente local.

En la lista que elaboremos es importante reflejar datos como el nombre de la publicación y su área de impacto pero, sobre todo, el nombre y la dirección de una persona de contacto a la que enviar la Nota de Prensa. En algunos medios, esta información aparece claramente identificada en su página web o soporte de papel, pero en otros simplemente se proporciona una dirección genérica. Si no podemos obtener la correcta, se puede contactar con el medio para obtener la dirección precisa. Una vez realizado este trabajo, la labor es tan sencilla como escoger los medios que mejor pueden acoger nuestra nota y enviársela a todos ellos en modo CCO (Con Copia Oculta)


¿Debe enviar la Nota el Departamento de Comunicación?


Otra pregunta importante que nos puede asaltar es quién tiene que enviar un comunicado a los medios dentro de una compañía. Si la empresa es pequeña no suele haber ningún problema pues por lo general una sola persona es la encargada de redactar y hacer llegar la información a la prensa. Pero cuando la compañía es una entidad multiplanta o multinacional puede haber varias instancias que estén interesadas en enviar las Notas. 

Esto es lo que ocurre cuando se ha constituido un Departamento de Comunicación que se ocupa de redactar y canalizar los comunicados a prensa. En este caso, parece lógico que sea éste quien envía también las noticias del departamento de Marketing. Sin embargo, en mucha ocasiones es a las noticias corporativas dirigidas a inversores y accionistas a las que se da prioridad absoluta sobre cualquier otra. En estos casos, la información promocional o comercial corre el riesgo de ser retrasada o incluso, de no ser lanzada a los medios. 

Lo ideal es que el departamento de Marketing tenga total independencia con el fin de realizar sus envíos cuando más impacten en el mercado o según la estrategia que ha establecido. Pero si esto no es posible, hay que llegar a acuerdos con el departamento de Comunicación para equilibrar los envíos y dar la importancia que merecen las Notas orientadas a clientes pues a la postre son quienes sostienen la empresa. 

Conclusión


En ocasiones, las Notas de Prensa son las grandes olvidadas del Departamento de Marketing que da prioridad a muchas otras ocupaciones antes que a su redacción. En otras, es el Departamento de Comunicación el que se encarga de distribuirlas por lo que a veces, no tomamos la iniciativa o ponemos interés en elaborarlas. En cualquier caso, a día de hoy siguen siendo una poderosa herramienta que alcanza gran repercusión por lo que haremos muy bien en seguir utilizándola para promocionar nuestras actividades y mejorar así la imagen de nuestra empresa. 


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