Cómo gestionar un Taller de Proyecto de forma efectiva

Reunión en un taller de proyecto


El desarrollo de proyectos ambiciosos dentro de una organización constituye un reto apasionante pero a menudo no resulta una tarea sencilla. Eso es lo que ocurre cuando se quiere cambiar un sistema informático o cuando se quieren implantar nuevos métodos de trabajo que afecten a buena parte de la plantilla. La labor puede complicarse  hasta el infinito si la compañía es multiplanta o multinacional y en la toma de decisiones tienen que intervenir diferentes departamentos, regiones o incluso, países. 

Para llevar a cabo el desarrollo del  proyecto es interesante dividirlo en materias relevantes y organizar aquellos talleres que puedan tomar las decisiones más oportunas para cada una de ellas. Para alcanzar el mejor resultado es importante incluir en cada taller a las personas más expertas en la materia intentando abarcara las diferentes culturas o situaciones particulares presentes en la organización.  Así pues, se puede denominar taller de proyecto a aquella reunión en la que se juntan profesionales de diferentes departamentos y jerarquías para decidir sobre el diseño, implantación, control, etc. de un determinado proyecto


Claves para una buena dirección de taller


El principal problema de los talleres es que reúne a personas con muy diferentes visiones y objetivos en la empresa que de alguna manera intentan imponer su opinión sobre los demás. Por ello, la organización y moderación de los talleres debe contar desde el principio con un liderazgo claro. De lo contrario éstos se pueden convertir en un guirigay de opiniones en el que se haga caso al que se exprese con más fuerza. La tentación de dar la razón a todos por contentar a diferentes áreas o regiones también es un error pues puede dar como resultado un artefacto que sea muy difícil de implantar.

Las reuniones de proyecto son muy importantes porque en poco tiempo se deben tomar decisiones que afectarán de lleno a la evolución del mismo. Por ello, deben responder a una planificación muy cuidada y no dejar nada a la improvisación. 

Para que el taller llegue a buen puerto y la empresa dé por aprovechada la inversión tanto en dinero como en tiempo de los participantes han de seguirse algunas pautas. Veamos las más importantes.


Eliminar las jerarquías


Dentro de la dinámica del taller, es importante que la opinión de todos los participantes se encuentre al mismo nivel aparcando durante la duración del mismo cualquier jerarquía existente en la organización. De lo contrario, los más novatos se sentirían cohibidos ante la autoridad de los más experimentados y no expresarían opiniones que  pueden ser de la máxima utilidad para el taller. Por otro lado, los jefes o superiores jerárquicos tendrían siempre la tentación de imponer su criterio frente al resto de los participantes lo que podría conducir a una toma de decisiones incorrecta.


Contar con un moderador con autoridad


Una de las figuras claves para el éxito de un taller es la del moderador. En este sentido es imprescindible que el convocante y organizador sea una persona 
con gran experiencia en la compañía y con suficiente autoridad dentro de la misma para hacerse respetar por los participantes. Y es que el moderador tiene que ser capaz de zanjar o reencauzar sin ningún género de dudas cualquier discusión que se produzca en el seno del taller. Uno de los errores más habituales que se producen es poner al cargo de la reunión a un ejecutivo junior que no puede imponer su voluntad ante participantes de mayor jerarquía.

En ningún caso se debe dejar la dirección de un taller a una consultora o persona externa a la organización.  Las consultoras externas son de gran ayuda para realizar la agenda y establecer las fases del proyecto, preparar las presentaciones e incluso, desarrollar el sistema informático si es que disponen de una división para ello, pero en ningún caso deben moderar los debates. La razón es la mencionada anteriormente: no tienen autoridad entre los presentes para cortar discusiones que se salen del guion o para dar la razón a los participantes con menos experiencia.


Ceñirse al asunto


Las reuniones de taller se celebran para tomar decisiones por lo que es necesario enviar previamente a sus miembros una propuesta sobre la que debatir confeccionada o validada por las personas de mayor experiencia en la materia. En la propuesta tienen que figurar ejemplos y opciones claras para que los participantes simplemente tengan que escoger la más conveniente. En caso contrario, la reunión se puede perder en divagaciones e improvisaciones que no permitan hacer avanzar el proyecto.

La reunión tiene que tener una agenda clara y todas las discusiones deben ceñirse al asunto establecido para ella, cortándolas de inmediato en cuanto se aparten del objeto de la misma. En los talleres existe la tendencia de aprovechar el momento para recordar antiguas reivindicaciones e intentar que se resuelvan problemas que no son objeto del proyecto. Esta actitud tan solo puede retrasar la adopción de decisiones útiles para la organización por lo que cualquier desviación debe aplazarse o reconducirla a otro foro en donde se trate de forma individualizada.


Tomar decisiones difíciles


Otro de los grandes errores que se producen en los talleres es la voluntad de contentar a todas las partes participantes (diferentes regiones, departamentos, grados jerárquicos...) buscando fórmulas de consenso que convengan a todos. Si se obra de esta manera, el resultado suele ser un híbrido que puede producir muchos errores en el día a día no encajando en la realidad del sector o de la organización. 

Como regla general, siempre hay que buscar la solución más adecuada para la compañía entendiendo que generalmente, habrá departamentos o personas que salgan perjudicadas por la misma pero que tendrán que asumirla en favor del bien común.


Ponerlo todo por escrito


Por último, al acabar cada reunión, es imprescindible poner por escrito todos los acuerdos adoptados y distribuir el documento a todos los asistentes así como a todos aquellos interesados en el proyecto (jefes de departamento, comité de dirección,...) De este modo, se certifican las decisiones acordadas dentro del taller constituyendo además un excelente punto de partida para las futuras reuniones


Para alcanzar un rotundo éxito en la organización de un taller de proyecto, es necesario que el director del mismo trabaje entre reuniones adaptando las propuestas y alcanzando pactos con las personas más relevantes del grupo. De este modo, la reunión se circunscribirá exclusivamente a la toma de decisiones relevantes para el proyecto sin tener que entrar en discusiones estériles ni desviarse de su propósito. Así, la situación ideal es que el día de la celebración del taller casi todos los asuntos estén prácticamente acordados acortando así los tiempos de discusión y dotando a la reunión de la máxima eficacia.



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